Zarządzanie danymi w miastach. Podręcznik dla samorządów. 

Pomysł na przygotowanie niniejszego podręcznika zrodził się z przekonania, że poprawa zarządzania danymi, którymi dysponują urzędy miast oraz podległe im instytucje i spółki miejskie, ma absolutnie fundamentalne znaczenie, zarówno z punktu widzenia bardziej efektywnego wykorzystania nowych technologii w procesach administracyjno-zarządczych, jak i z perspektywy zarządzania i planowania strategicznego. 

Poprawa jakości i dostępności danych w mieście to pierwszy krok na drodze do tego, aby nie tylko firmy, ale również miejskie instytucje publiczne (i sami mieszkańcy miast, którym te instytucje służą) odnosiły realną korzyść z dobrodziejstw cyfrowej rewolucji. Mamy nadzieję, że niniejszy podręcznik oraz wiedza i doświadczenie ekspertów, których zaprosiliśmy do jego współtworzenia, będą służyć praktyczną pomocą wszystkim podejmującym wyzwanie, jakim niewątpliwie jest budowa zintegrowanego systemu zarządzania danymi w mieście. Informacje zawarte w publikacji będą przydatne w zasadzie wszystkim pracownikom urzędu miejskiego mającym styczność z danymi – od burmistrzów i prezydentów, którzy na podstawie danych podejmują decyzje, po specjalistów zajmujących się tworzeniem rejestrów i ewidencji. Książkę polecamy szczególnie osobom odpowiedzialnym za politykę smart city oraz transformację cyfrową, a także kierownikom wydziałów zajmujących się rozwojem miasta i zarządzaniem strategicznym. Wiele przydatnych do pracy wskazówek znajdą w podręczniku również miejscy informatycy oraz specjaliści od zamówień publicznych. 

Próby przeprowadzenia transformacji cyfrowej były podejmowane już od wielu lat na szczeblu samorządowym. W zależności od zasobów miasta oraz wiedzy i kompetencji pracowników urzędu przynosiły one różne rezultaty. Przed miastami stoi bowiem szereg wyzwań, którym muszą sprostać, aby stać się miastami inteligentnymi. Wyzwania te zostały scharakteryzowane w rozdziale 1. 

Jednym z elementów cyfryzacji urzędu powinno być zintegrowane podejście do danych miejskich, stanowiących podstawę zarządzania miastem opierającym się na wiedzy. Dane miejskie to wszystkie zbiory danych, które gromadzone są przez urząd miejski oraz spółki mu podległe lub pozyskiwane są ze źródeł zewnętrznych celem realizacji zadań własnych i zleconych gminy oraz po to, by wspomagać podejmowanie decyzji. Źródła danych miejskich oraz ich rola w zarządzaniu miastem zostały szczegółowo omówione w rozdziale 2. 

Zgodnie ze znaną ze świata informatyki maksymą garbage in, garbage out (pol. „śmieci na wejściu, śmieci na wyjściu”) nawet gdy program lub procedura przetwarzania danych zostaną opracowane poprawnie, wyniki wykonywanych analiz będą fałszywe, jeśli dane wejściowe charakteryzują się niską jakością. W związku z powyższym decyzje administracyjne podjęte na podstawie niepełnych lub wadliwych danych z większym prawdopodobieństwem będą błędne. Konieczna jest zatem dbałość o wcześniej wspomnianą jakość danych, która jest jednym z celów zarządzania danymi. Zarządzanie danymi definiuje się jako zbiór procesów, procedur, wytycznych, standardów, narzędzi i technologii, których wykorzystanie służyć ma organizowaniu struktury oraz zapewnieniu dostępności, jakości, spójności, walidacji i bezpieczeństwa danych w organizacji. Aby w należyty sposób zarządzać danymi w mieście, należy być ich świadomym, tzn. wiedzieć o ich występowaniu oraz możliwościach wykorzystania. Należy również dokonać oceny stanu danych, czyli zbadać zakres zbieranych informacji oraz jakość danych, np. poprzez ich inwentaryzację. Trzeba również wiedzieć, że wytwarzanie danych i ich wymiana wynika bezpośrednio z procesów biznesowych zachodzących w urzędzie miejskim. Rozdział 3 umożliwi ocenę gotowości urzędu miejskiego do zarządzania danymi przez pryzmat wskazanych powyżej elementów. 

Zarządzanie danymi w urzędzie miejskim to również odpowiednia struktura organizacyjna. Aby dane gromadzone i analizowane były w prawidłowy sposób, konieczne jest wyodrębnienie komórki (wydziału, referatu, samodzielnego stanowiska) odpowiedzialnej za te procesy. W przypadku miast osobą decyzyjną powinien być pełnomocnik danych miejskich – PDM. Do jego obowiązków należy organizacja zespołu odpowiedzialnego za zarządzanie danymi oraz dopilnowanie, aby na każdym poziomie zbierania i przetwarzania danych zachowywane były odpowiednie procedury. Organizacja urzędu oraz stanowisko PDM omówione zostały w rozdziale 4.  

Jednym z celów procesu zarządzania danymi jest zapewnienie integralności danych pochodzących z różnych źródeł i systemów. Aby było to możliwe, już na etapie pozyskiwania danych konieczna jest dbałość o możliwości ich ponownego użycia. Dlatego też niezwykle istotna jest treść dokumentacji przetargowej oraz umów w przedmiocie zakupu danych i systemów informatycznych. Systemy, które wybieramy, oraz zapisy w dokumentacji przetargowej często są kluczowe przy wyborze metod integracji i analizy danych. Informacje o pozyskiwaniu, integrowaniu, udostępnianiu i bezpieczeństwie danych znajdują się w rozdziale 5. 

Szczególnymi zbiorami danych, do których gromadzenia zobligowane są wszystkie urzędy w Polsce, są dane rejestrowe i ewidencje. Z uwagi na brak standardów prowadzone są one w różnej formie, a możliwość ich integracji jest ograniczona. Ich odpowiednie przygotowanie pozwala na optymalizację bieżących działań urzędu. Dzięki integracji i przestrzennej analizie danych miasto może uzyskać realne korzyści finansowe. Integracja danych na mapie umożliwia także ułatwione podejmowanie decyzji zarządczych, często mających charakter strategiczny. Rozdział 6 stanowi zatem zbiór praktycznych wskazówek dotyczących zarządzania danymi rejestrowymi. 

Zmiana podejścia w zakresie zarządzania danymi powinna być prowadzona równolegle z wdrażaniem polityki otwartości danych. Przygotowane w otwartym formacie dane można przecież publikować na zewnątrz np. na portalu Dane.gov.pl. Wdrożenie systemu i zasad open data nie tylko wspomoże bieżącą pracę, ale przyczynić się  może do pojawienia się aplikacji i analiz, które realnie wpłyną m.in. na podniesienie poziomu życia mieszkańców czy ułatwiony dostęp do usług komunalnych. Polityce otwartych danych poświęcony został rozdział 7. 

Podręcznik został przygotowany w ramach projektu predefiniowanego pt. Budowanie potencjału instytucjonalnego średnich i małych miast w Polsce na rzecz wdrażania skutecznych lokalnych polityk rozwoju, w ramach programu Rozwój lokalny. Projekt ten jest realizowany ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego (MF EOG) przy Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej. 

Zarządzanie danymi w miastach. Podręcznik dla samorządów

Pobierz załącznik – formularz

Autorzy: Wojciech Łachowski, Karol Janas

Źródło: W. Łachowski, K. Janas, 2021, Wstęp [w: W. Łachowski, 2021, Zarządzanie danymi w miastach. Podręcznik dla samorządów], Kraków-Warszawa 2021, Wydawnictwo naukowe IRMiR.